Tartu Ujumisklubi privaatsuspoliitika

1. Vastutava töötleja tutvustus ja kontaktid

Isikuandmete vastutavaks töötlejaks on MTÜ Tartu Ujumisklubi (registrikood 80155277, edaspidi Klubi).

Pakume oma klientidele erinevaid treenimise ja ujumisõppe võimalusi, mille osutamise käigus puutume kokku ka oma klientide isikuandmetega.

Privaatsuspoliitikas anname ülevaate selle kohta, milliseid isikuandmeid me oma klientide kohta kogume ja töötleme, millistel eesmärkidel ja millisel alusel me seda teeme ja kui kaua me andmeid säilitame. Samuti anname ülevaate, millised on õigused seoses neid puudutavate isikuandmete töötlemisega.

Täiendavate küsimuste korral saab Klubiga ühendust e-maili aadressil info@tuk.ee või www.tuk.ee keskonnas kontakti lingi (rakenduse) kaudu.
MTÜ Tartu Ujumisklubi juriidiline aadress on Turu 8, 51014 Tartu, Eesti

2. Milliseid isikuandmeid, miks ja millisel alusel me kogume?

2.1. Kõikide teenuste osutamiseks küsime oma klientidelt järgmiseid andmeid:

  • ees- ja perekonnanimi,
  • isikukood,
  • kontaktandmed (telefon, e-posti aadress, elukoha aadress, õppe- ja/või tööasutus).

Kõiki neid anmdeid kogume ja kasutame selleks, et täita õigusaktidest tulenevaid kohustusi, aga ka selleks, et täita Klubi vahel sõlmitud lepingut (nt treenimisega ja ujumisõppega seotud korraldusliku info edastamiseks, osalemise kohta kinnituse küsimiseks, arvete saatmiseks jne). Kõiki isikuandmeid käsitletakse kui konfidentsiaalselt infot.

Maksuseadustest tulenevalt vajame kliendi nime ja aadressi raamatupidamise algdokumentide (arve) koostamiseks.

Kliendi nimi, isikukood ja kontaktandmed on vajalikud Tartu linna Noortesporditoetuse süsteemi sisestamiseks, Eesti Hardisusüsteemi sisestamiseks, võistluste ülesandmiseks, aga ka võimalike kaebuste ja õigusvaidluste lahendamisel (õigustatud huvi)

Klientide kontaktandmeid kasutame ka klienti puudutavate teavete (nt treenimise ja ujumisõpet puudutava info ja muu sellise info, mis on meie arvates Teile kasulik) edastamiseks.

2.2. Kõikide teenustega seonduvalt töötleme oma klientide kohta ka järgmiseid andmeid:

  • sõlmitud lepingud/esitatud tellimused;
  • maksekohustuste täitmise andmed (esitatud arved, maksegraafiku andmed, laekumised, võlgnevused jms);
  • kirjavahetus seoses lepinguga (teated, pretensioonid, avaldused, võlateatised, lepingu lõpetamise teated jms).

Need andmed on meile vajalikud selleks, et omaksime ülevaadet meievahelisest lepingulisest suhtest ning saaksime sõlmitud lepinguid nõuetekohaselt täita, aga samuti selleks, et kajastada osutatud teenuste andmeid korrektselt oma raamatupidamises (raamatupidamise- ja maksuseadustest tulenev kohustus). Samuti on need andmed vajalikud võimalike kaebuste ja õigusvaidluste lahendamisel (tegemist on meie õigustatud huviga).

3. Kellega me teie isikuandmeid jagame?

Treeningutel ja/või ujumisõppel osalejate kohta peame me edastama andmeid treeningute eest maksjale, kui maksja ei ole teie ise, vaid keegi teine. Nimelt on maksjal õigustatud huvi ning enamasti ka juriidiline kohustus saada andmeid selle kohta, mille eest ta tasu on maksnud.

Samuti edastame treeningute ja ujumisõppe osalejate kohta andmed (ees- ja perekonnanimi, teatud juhtudel ka isikukood) treeneritele, kuna treenerite ülesanne on kontrollida, kas treeningul osalevad ikka registreeritud isikud ning kes registreeritud isikutest on kohal ja kes puudub.

Võime oma teenuste pakkumisel kasutada ka muid abistavaid teenuseid nagu IT-abi, audiitorteenused, õigusteenused jne. Kõik teenusepakkujad on meie volitatud andmetöötlejateks, kellel on õigus töödelda meilt saadud isikuandmeid üksnes teenuse osutamiseks vajalikus ulatuses ning üksnes meie poolt etteantud reeglite ja juhiste alusel.

Maksekohustuste rikkumise korral võime edastada andmed võlgnevuste kohta (sh kliendi isikukood, maksehäire tekkimise ja lõppemise kuupäev ning summa) teavet maksehäireregistrisse, mida peab AS Creditinfo Eesti (registrikood 10256137) ning mida maksehäireregistri kasutajad (nt pangad, tööandjad jne) kasutavad krediidiotsuste tegemiseks ja lepingupartnerite taustakontrolliks.

Kohustuste rikkumisega seotud andmeid võime oma õiguste ja huvide kaitseks edastada ka inkassoettevõtetele, õigusnõustajatele, kohtutele ja muudele isikutele ja asutustele, kes tegelevad vastavate nõuete menetlemisega.

Oma klientide kohta peame esitama andmeid järelevalve- ja korrakaitseasutustele, kui meilt seaduslikul alusel selliseid andmeid nõutakse (nt Haridus- ja Teadusministeeriumi, Tarbijakaitseameti, Andmekaitse Inspektsiooni vms päringud kontrollide käigus) või kui esineb olukord, mil oleme seadusest tulenevalt kohustatud ise neid andmeid esitama (nt informatsioonikohustuse täitmine maksu- ja tolliametile, teavitamiskohustuse täitmine rahapesu andmebüroole jne).

4. Kuidas me teie isikuandmeid hoiame?

Kõiki isikuanmdied käsitletakse kui konfidentsiaalselt infot. Kasutame oma asjaajamise korraldamiseks ja dokumentide hoidmiseks Sportlyzer infohaldussüsteemi, millele on isikliku parooliga juurdepääs üksnes meie töötajatel.

Töötajate töölepingutes on ettenähtud kliendiandmete saladuses hoidmise kohustus ning vastutus selle olulise kohustuse rikkumise eest.

Meie töötajatel on kohustus kasutada tööalase info vahetamiseks mõeldud nimelist e-posti aadressi, mistõttu liigub ka isikuandmeid sisaldav info turvaliselt läbi meie poolt kasutatava usaldusväärse teenusepakkuja meiliserveri.

5. Kui kaua me andmeid säilitame?

Isikuandmete säilitamisel lähtume põhimõttest, et andmeid säilitame üksnes seni, kuni see on vajalik eesmärgi täitmiseks, milleks andmeid kogusime, või seni, kuni andmete säilitamine on seadusest tulenevalt kohustuslik (nt arveldusinformatsiooni hoiustatakse seitse aastat vastavalt Eesti raamatupidamist ja maksude tasusmist reguleerivatele õigusaktidele).

Arvestades, et peaaegu kõik meie poolt kogutavad isikuandmed on seotud sellega, kellele ja kuidas me oleme teenust osutanud, siis võivad need andmed omada tähendust ka võimalikes õigusvaidlustes. Seega oma õigustatud huvide kaitsmiseks lähtume andmete säilitustähtaja määramisel maksimaalsetest aegumistähtaegadest, mis on nõuete esitamiseks seadusega ette nähtud – see on 10 aastat lepinguliste suhete lõppemisest. Kui Klubil pole enam vajadust antud privaatsuspoliitikas välja toodud eesmärkidel isikuandmeid hoida, siis isikuandmed kustustakse.

6. Millised on teie õigused seoses isikuandmete töötlemisega?

Isikuandmete kaitset reguleerivatest õigusaktidest (eelkõige Euroopa isikuandmete kaitse üldmäärusest nr 2016/679, jõustumise aeg 25.05.2018) tuleneb andmesubjektidele mitmeid õigusi, millest anname teile alljärgnevalt kokkuvõtliku ülevaate.

Inimesel on õigus:

  • saada teavet tema kohta kogutud isikuandmete ja nende töötlemise kohta
  • esitada vastuväide isikuandmete töötlemise osas, sates selleks vabas vormis taotluseemaili aadressile: info@tuk.ee
  • nõuda isikuandmete parandamist või täiendamist, kui andmed on ebaõiged või mittetäielikud,
  • nõuda isikuandmete kustutamist (nt juhul, kui meil puudub isikuandmete töötlemiseks õiguslik alus või see alus on ära langenud, nt juhul, kui andmete töötlemise aluseks oli teie nõusolek, mille te olete tagasi võtnud),
  • pöörduda isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise korral Andmekaitse Inspektsiooni (www.aki.ee) või kohtu poole.

7. Google Analytics’i kasutamine

  • Käesolev veebilehekülg kasutab oma toimingute analüüsimiseks ning parandamiseks Google Analytics tööriista. Google Analytics on vahend kodulehe aktiivsuse mõõtmiseks. Tööriista haldab Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA.
  • Google Analytics kasutab oma toimingutes niinimetatud “Küpsiseid” (ingl k. “Cookies”). Tegemist on kasutaja seadmete jaoks turvaliste tekstisõnumitega, mis võimaldavad kasutajapoolsete külastuste analüüsimise antud veebileheküljel. Küpsiste poolt kogutud informatsioon lehekülje külastuste kohta edastatakse ja seejärel salvestatakse Google’ile kuuluvas USA serveris.
  • IP-anonüümsuse kasutamise korral antud leheküljel, lühendatakse ja muudetakse IP- aadress enne USA andmekeskusesse ülekandmist Euroopa Liidu siseselt. Täispikkade IP- aadresside ülekandmine USAs asuvatesse Google’i serveritesse toimub vaid erandjuhtudel. Veebilehe omanik on Googlega sõlmitud lepinguga andnud loa kasutada küpsistelt saadavat informatsiooni kõne all oleva lehekülje ja muude teenuste kohta käivate aruannete ja statistika loomiseks. Google Analytics ei ühenda kogutud IP- aadresse teiste Google’i poolt pakutavate teenustega.
  • Kuigi küpsiste kasutamist on veebibrauseri eelistuste hulgast võimalik keelata, võivad küpsiste keelustamisel mõningad veebilehe funktsioonid kasutaja jaoks kättesaamatuks muutuda. Samuti on võimalik Google Analytiks kasutamist keelates, võimaldada küpsiste kasutamine teiste lehekülje funktsioonide tagamiseks. Google Analyticsi kasutamise keelamiseks on võimalik alla laadida lisa brauserile järgnevalt leheküljelt: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=et
  • Google Analyticsi kasutamine on taas võimalik aktiveerida sisenedes leheküljele: Deactivate Google Analytics.

8. Privaatsusteate muutmine

Aeg-ajalt vaatame me oma privaatsusteate üle ning teeme sellesse vajalikke täiendusi. Olemasolevaid kliente teavitame privaatsusteate muutmisest e-posti teel enne muudatuste kehtima hakkamist. Kehtiv privaatsusteade on alati kättesaadav meie kodulehel: https://tuk.ee/privaatsuspoliitika/

Viimati muudetud 28.05.2018